Aplikasi Daftar Hadir Online yang Bisa Dicoba

Ketika pandemi hadir, seluruh kegiatan perusahaan dipaksa untuk menjadi online. Berikut aplikasi daftar hadir online.

Aplikasi Daftar Hadir Online yang Bisa Dicoba
Aplikasi Daftar Hadir Online yang Bisa Dicoba

Sudah dua tahun ini, dunia sedang “dihajar” pandemi. Selain dunia bisnis, perkantoran juga merasakan dampak langsung dan beradaptasi di masa kini. Mulai dari yang sebelumnya bertemu langsung jadi virtual, surat-surat di kantor yang sebelumnya dikirim hard copy, sekarang dikirim lewat e-mail.

Salah satu yang berubah adalah sistem kehadiran. Kehadiran menjadi satu dari sekian komponen yang digunakan dalam evaluasi karyawan. Ketika pandemi, kebanyakan karyawan kantor bekerja di rumah. Makanya, sekarang banyak kantor menerapkan sistem lewat aplikasi daftar hadir online.

Membuat Daftar Hadir Online

Jika sebelum pandemi, biasanya kita menggunakan sidik jari sebagai bukti kehadiran di kantor, sejak pandemi bukti kehadiran ‘hanya’ membutuhkan handphone di tangan ketika di rumah. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan Google Form, Appsheet, ataupun Zoho.

Salah satu kelebihan menggunakan ketiga aplikasi tersebut, HR dapat menentukan sendiri data-data apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dari karyawan saat bekerja dari rumah. Selain itu, cara membuatnya pun cukup mudah.

Untuk Google Form, kamu tinggal bermodalkan akun Google dan menentukan data yang dibutuhkan. Data-data tersebut bisa berupa jam kedatangan dan kepulangan, apakah karyawan tersebut hadir, terlambat, izin, atau tidak hadir, dll.

Namun, apakah aplikasi dafar online yang sejenis ini bisa akurat? Sayangnya tidak. Soalnya, pembuatan formulir harus dilakukan setiap hari, penghitungan gaji tidak dapat dilakukan secara otomatis, dan rawan manipulasi karena sulit memantau kondisi real-time karyawan.

Kelebihan Daftar Hadir Online

Di awal, kamu pasti merasa menggunakan sistem daftar hadir manual mungkin terkesan lebih mudah bagi banyak orang. Namun, mungkin itu hanya karena kita belum terbiasa dengan sesuatu yang baru, karena ternyata daftar hadir manual memiliki beberapa kekurangan.

Jika kita menggunakan daftar hadir manual, biasanya bagian HR akan mengalami kesulitan karena harus merangkum datanya secara manual di akhir bulan. Selain itu, sistem ini juga rentan terhadap kecurangan karyawan.

Hal ini tentunya dihindari ‘kan, untuk mencegah adanya kesalahan data. Nah, dengan aplikasi daftar hadir online, hal-hal ini bisa dihindari. Bisa-bisa, karena kesalahan saat merangkum data kehadiran, akan berpengaruh pada pendapatan kita saat penerimaan gaji. Pasti ga mau dong kalau itu terjadi?

Selain itu, merangkum data kehadiran manual akan membutuhkan tenaga yang lebih besar dan banyak, karena membutuhkan ketelitian tingkat tinggi. Mustahil ya dilakukan ketika kita kerja dari rumah.

Cara Kerja Aplikasi Daftar Hadir Online

Agar kamu tidak perlu susah-susah membuat daftar online rasa manual, makanya, saat ini marak ditemukan aplikasi daftar hadir online dengan lokasi dan biometrik. Di masa sekarang, di mana teknologi berkembang dengan cepat, bermunculan berbagai aplikasi.

Aplikasi daftar hadir online gratis ini memanfaatkan sistem Global Positioning System (GPS) dan biometrik untuk sistem operasional aplikasi. Sistem biometrik yang dimaksud adalah menggunakan pemindai wajah atau jari (face/finger recognition) sebagai pelengkap dari GPS.

Dengan GPS, perusahaan akan mengetahui titik lokasi karyawan berada, sedangkan pemindai wajah membuatnya lebih akurat. Akurasi tersebut digunakan untuk mencegah karyawan melakukan kecurangan atau pembohongan lokasi.

Nantinya, laporan kehadiran per hari akan tersimpan dalam pangkalan data di cloud oleh aplikasi dan akan dikirimkan ke perusahaan. Meski canggih, aplikasi ini ini tidak hanya hadir bagi pengguna iOS saja. Justru, aplikasi daftar hadir online Android bisa kita temui lebih mudah.

Fitur-Fitur yang Harusnya Ada di Aplikasi

Di Android, pilihan aplikasi daftar hadir online ada banyak. Sebut saja, Hadirr, Absenku, Talenta, GreatDayHR, dll. Selain itu, banyak juga fitur-fitur yang bisa kita gunakan. Ini dia, beberapa fitur yang bisa kita pakai, kalau kita menggunakan aplikasi daftar hadir online gratis Android.

1. Mencatat kehadiran karyawan di lokasi yang tersebar jauh

Memonitor kehadiran karyawan di manapun lokasinya bisa dilakukan kapanpun. Selain memudahkan bagian HR, hal ini pastinya juga memudahkan karyawan, karena ngaku aja deh, saat dikasih kesempatan kerja dari rumah, pasti kamu kelayapan ke kafe atau malah Bali ‘kan?

2. Mengelola reimbursement lebih mudah

Kalau kamu mengeluarkan uang untuk kebutuhan uang, kamu juga bisa ngajuin pencairan reimbursement dengan mudah. Soalnya, di beberapa aplikasi ini, HR dan divisi keuangan bisa mengintegrasikan kehadiran dengan sistem keuangan dan reimbursement.

3. Mengatur jadwal kerja

Waktu kerja offline di kantor, sering banget kita kesulitan ketemu atasan, padahal cuma mau minta tanda tangan. Tenang aja, beberapa aplikasi daftar hadir menyediakan fitur jadwal kerja. Jadi, kamu bisa saja melihat jadwal kerja atasan atau rekan kamu dengan lebih pasti.

4. Permintaan lembur dan cuti

Ga perlu mengajukan permintaan lembur dan cuti pakai surat! Di dalam aplikasi ini, bagusnya juga menyediakan fitur untuk pengajuan lembur dan cuti, jadi kamu ga usah repot-repot bikin surat dan bolak-balik minta tanda tangan atasan, terus baru ketemu sama HR.

5. Pangkalan data karyawan

Untuk mempermudah urusan pekerjaan, seperti mencari kontak atau divisi, baiknya aplikasi ini juga memiliki database karyawan. Selain itu, kamu ga usah repot-repot cari tau kapan ulang tahun A atau B.

Rekomendasi Aplikasi Daftar Online

Setelah tau cara kerja dan fitur-fitur yang dimiliki sama aplikasi ini, kamu pastinya bertanya-tanya soal rekomendasi aplikasi daftar hadir online apa saja yang bisa dipakai sama kantor kamu? Tenang, ini dia beberapa rekomendasi aplikasinya.

1. GreatDay HR

Dalam aplikasi ini, memanfaatkan fitur geotagging dan facial recognition untuk membandingkan foto yang diambil lewat swafoto dengan rekaman kehadiran sebelumnya. Selain itu, GreatDay HR juga menyediakan penjadwalan jadwal/shift kerja.

2. KaryaONE

Dengan memanfaatkan fingerprint dan radio-frequency identification (RFID), KaryaONE dapat mengelola absensi (ketidakhadiran) dan kehadiran karyawan setiap harinya. Aplikasi ini juga menyediakan fitur pengajuan cuti.

3. Hadirr

Meski menggunakan fitur yang cukup mendasar, yaitu geotagging dan deteksi biometrik, Hadirr termasuk banyak digunakan oleh perusahaan, karena kemudahannya dalam penggunaannya.

4. Talenta

Selain mengelola kehadiran karyawan, aplikasi Talenta memiliki fitur administrasi seperti pengajuan dan approval cuti, dan berbagai keperluan administrasi yang lainnya.

5. Smart Presence

Bukan cuma perusahaan yang menggunakan Smart Pressence, sekolah dan instansi pemerintah juga banyak yang menggunakan aplikasi ini. Untuk daftar kehadiran di sekolah, orang tua murid juga memiliki akses untuk mengetahui jumlah kehadiran anaknya.

6. Clockify

Clockify bisa digunakan untuk melacak waktu yang digunakan karyawan untuk bekerja, di samping mengetahui kehadirannya. Sehingga, perusahaan dapat mengetahui apakah waktu yang digunakan karyawan untuk bekerja efektif atau tidak.

7. Time Clock by Homebase

Aplikasi ini memiliki beberapa keunggulan yang ditawarkan secara gratis, seperti mengetahui kehadiran karyawan, dapat digunakan lebih dari 10 karyawan dengan penjadwalan lebih dari 10 hari.

Dua tahun kerja dari rumah, kalau kamu lebih suka pakai daftar hadir online atau manual nih? Dari sekian banyak aplikasi daftar hadir online yang ada, kira-kira aplikasi yang dipakai sama kantor kamu sudah memenuhi syarat-syarat fitur di atas belum?